Établir la trace écrite minimale exigible sur la simplification des procédures internes en cas de contrôle.
Simplification des procédures internes
Un parcours pratique sur la simplification des procédures internes : cas réels, livrables réutilisables et critères de décision explicites.
Présentation du programme
Ce qu’une équipe croit de la simplification des procédures internes se lit dans ce que le responsable tolère, non dans ce qu’il déclare. L’objectif est de rendre le pilotage de la conduite quotidienne des équipes possible pour une équipe ordinaire, avec des moyens ordinaires. La difficulté de la simplification des procédures internes n’est pas de décider, mais de tenir la décision quand elle devient impopulaire. Chaque séquence part d’une situation réelle rencontrée autour de ce volet de la responsabilité d’encadrement, puis remonte vers le principe. L’objectif n’est pas la conformité formelle sur la simplification des procédures internes, mais une capacité interne qui tient après le départ du formateur. La composition du groupe importe, car le traitement de l’art de faire travailler ensemble met en jeu des fonctions qui se parlent peu. Les solutions retenues pour la simplification des procédures internes doivent fonctionner avec les personnes en poste, pas avec une équipe idéale. Le participant repart avec un plan d’action daté portant sur cette dimension du rôle d’encadrant. Le programme se clôt sur l’engagement écrit de chaque participant à propos de la simplification des procédures internes.
Objectifs pédagogiques
Recenser les obligations externes qui s’imposent à la simplification des procédures internes.
Répartir la charge entre les membres de l’équipe en fonction des exigences de la simplification des procédures internes.
Adapter son style d’encadrement de la simplification des procédures internes au niveau réel d’autonomie de chaque collaborateur.
Bâtir le scénario de montée en charge progressive de la simplification des procédures internes.
Recadrer un manquement répété concernant la simplification des procédures internes en respectant le cadre disciplinaire.
Décider sur la simplification des procédures internes en situation d’information incomplète et assumer publiquement l’arbitrage.
Public concerné
Cadres dirigeants souhaitant comprendre ce qui se joue réellement dans la simplification des procédures internes.
Responsables qualité et méthodes chargés de formaliser la simplification des procédures internes.
Professionnels expérimentés souhaitant confronter leur pratique de la simplification des procédures internes à un cadre formalisé.
Responsables fonctionnels devant obtenir sans lien hiérarchique une contribution à la simplification des procédures internes.
Professionnels préparant une prise de poste incluant la simplification des procédures internes.
Responsables opérationnels dont les décisions quotidiennes engagent la simplification des procédures internes.
Modules du programme
Délégation et développement de l’autonomie sur la simplification des procédures internes
2 sessions · 8 pointsSéance 1Analyse des décisions passées relatives à la simplification des procédures internes
- Vérifier que chaque exigence relative à la simplification des procédures internes a un responsable identifié.
- Écrire ce qui déclencherait l’arrêt d’une action engagée au titre de la simplification des procédures internes.
- Repérer les décisions sur la simplification des procédures internes qu’il faudrait rouvrir aujourd’hui.
- Déterminer ce qui doit être conservé et ce qui peut être détruit dans la simplification des procédures internes.
Séance 2Traitement d’un cas de conflit autour de la simplification des procédures internes
- Tester la robustesse de la simplification des procédures internes face à une hausse soudaine du volume traité.
- Écrire ce que l’équipe est autorisée à décider seule concernant la simplification des procédures internes.
- Identifier les étapes de la simplification des procédures internes dépendant d’une validation extérieure.
- Décrire l’état visé de la simplification des procédures internes à douze mois en termes observables.
Diagnostic de l’existant sur la simplification des procédures internes
2 sessions · 8 pointsSéance 1Revue critique des livrables de la simplification des procédures internes
- Fixer la durée de conservation des pièces produites au titre de la simplification des procédures internes.
- Prévoir la continuité de la simplification des procédures internes pendant les absences prolongées.
- Identifier ce que l’équipe déduit du silence du responsable sur la simplification des procédures internes.
- Consigner les hypothèses retenues pour la simplification des procédures internes afin de pouvoir les rejouer plus tard.
Séance 2Mise en place du suivi de la simplification des procédures internes
- Repérer les indicateurs de la simplification des procédures internes que personne ne consulte plus.
- Vérifier que les consignes relatives à la simplification des procédures internes sont compréhensibles sans explication orale.
- Repérer les redondances entre la simplification des procédures internes et les dispositifs déjà en place.
- Identifier ce qui, dans la simplification des procédures internes, dépend d’une seule application informatique.
Pilotage et mesure de la simplification des procédures internes
2 sessions · 8 pointsSéance 1Répartition des rôles autour de la simplification des procédures internes
- Repérer le moment où un désaccord sur la simplification des procédures internes cesse d’être productif.
- Écrire le premier indicateur à mettre en place sur la simplification des procédures internes, et lui seul.
- Vérifier que les délais annoncés sur la simplification des procédures internes ont déjà été tenus au moins une fois.
- Évaluer ce qui se passerait si le responsable de la simplification des procédures internes était absent un mois.
Séance 2Consolidation et plan d’action sur la simplification des procédures internes
- Recenser les points de la simplification des procédures internes traités différemment selon les sites.
- Écrire en une phrase le résultat attendu de la simplification des procédures internes.
- Construire le message de relais d’une décision de direction sur la simplification des procédures internes.
- Vérifier que les modèles de documents relatifs à la simplification des procédures internes sont à jour.
Conduire les conversations difficiles sur la simplification des procédures internes
2 sessions · 8 pointsSéance 1Préparation structurée d’un entretien sur la simplification des procédures internes
- Préparer les trois premières phrases d’un entretien difficile sur la simplification des procédures internes.
- Établir la liste des documents à produire au titre de la simplification des procédures internes.
- Vérifier que les responsabilités liées à la simplification des procédures internes figurent dans les fiches de poste.
- Définir la preuve à conserver pour établir la conformité de la simplification des procédures internes.
Séance 2Formalisation de la procédure relative à la simplification des procédures internes
- Vérifier que les responsabilités sur la simplification des procédures internes ne se recouvrent pas entre services.
- Définir la limite au-delà de laquelle un appui externe devient nécessaire sur la simplification des procédures internes.
- Comparer la version officielle et la version pratiquée des règles de la simplification des procédures internes.
- Lister les documents existants relatifs à la simplification des procédures internes et repérer les doublons.
Choisissez le pack qui vous convient
Pack Argent
Au moins 3 participants
- Participation à l'atelier ou au programme
- Transferts aéroport
- Badge personnalisé
- Encadrement par des experts (Sessions privées)
- Services de supervision et de secrétariat
- Certificat de participation accrédité
- Kit de formation complet
- Pause-café
- Cérémonie de clôture
Pack Or
Au moins 3 participants
- Séjour de 5 nuits dans un hôtel 5 étoiles
- Participation à l'atelier ou au programme
- Transferts aéroport
- Badge personnalisé
- Encadrement par des experts (Sessions privées)
- Services de supervision et de secrétariat
- Certificat de participation accrédité
- Kit de formation complet
- Pause-café
- Cérémonie de clôture
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